对于企业来说,应该给员工统一分配以企业域名结尾的企业邮箱,员工在职时授予相应的使用权限,员工离职时企业收回邮箱账户和里面的所有邮件数据,对邮件收发进行管理与监控,防止商业机密的外泄和不良邮件的传播。
不少企业会小看企业邮件系统的建设与维护,也有不少企业会将邮件系统的维护看的无比艰难,这是两个极端,具备一定的技术与经验后,企业IT部门就能良性维护企业邮件系统,既能高效,也能安全,还能逐步减少维护工作量。
这是因为市场上已经有不少成熟的企业邮件系统产品品牌,其中最知名的是微软的Exchange,可谓是最了解企业需求的邮件产品了,除了提供稳定高效的服务器软件平台外,还提供耳熟能详的outlook桌面邮件客户端,轻松上手,开机即用,但是Exchange价格很高昂,维护难度较大,企业需要配备专业的Exchange工程师,每年的培训成本也不少,软件好但是成本高是Exchange的特点,所以这几年来微软主推Office365 云邮箱服务,即企业不需要自己建设与维护,付钱给微软获得云服务,即买即用,一个账户每年的费用几百元起,如果是一个 1000 人的企业,这成本也是更加高昂了。
国外的知名产品还有IBM的 Domino Lotus Notes,也是一个贵价产品,十年前国内很多大型企业使用,但这十年来日渐式微,由于维护的困难,逐渐被弃用。
随着中国软件行业的发展与软件国产化的需要,此外就是性价比高的原因,越来越多的企业选择使用国产邮件服务器品牌,表现突出的品牌有Turbomail,亿邮,coremail,winmail等品牌比较常见。亿邮是老品牌,产品比较老化,版本很老,逐渐乏力;Turbomail是新晋品牌,技术强产品非常好,逐渐占领市场;Coremail有网易的扶持,品牌力强,但是产品也是老化的很厉害;winmail价格最低,走低端路线,几千元买一套,只适合简单的小型企业使用。
说完市场上的品牌情况,我再来分析下企业如何缕清建设邮件系统的需求并寻找到一款适合自己的产品:
1,充分考虑到人员的规模变化, 1000 人的邮件系统与上万人的邮件系统的容量不一样,对系统性能的要求也不一样,选择一款邮件系统要充分考虑到未来的规模发展,性能要适应不断发展扩容的人数要求。
2,充分考虑管理的需求:邮件内容的监控与管理、不同级别人员的权限的管理、不同分部的使用要求、企业通讯录的权限怎么搞、各种邮件客户端的权限分配等。举个例子,政府机关一般要求企业通讯录可以灵活授权,例如外聘人员不应该看到高层领导的详细联系方式;而研发机构则对核心研发部门的账户登录管理严格,例如除了办公室区域,则不能使用邮箱;企业邮箱里的共享文件的权限分配也是至关重要,既要随时使用,又不能随意使用。每个企业集团都应该事先针对企业的管理需求拟出详细的管理功能清单,以做好产品的挑选。
3,充分考虑信息化建设发展的需求:邮箱与即时通讯的集成、与OA系统的集成、与网络云盘的集成、适不适合混合云、能不能做全球分布式等等,因为企业集团是在不断发展中的,就像华为公司一样,在全球都有分公司或者合作伙伴,企业内部又有不断变化的组织机构与工作组,邮箱系统必须充分适应发展的需求,不应该出现使用瓶颈。
4,安全需求,邮件系统是互联网软件,一旦上线挂在互联网上,就会遭受到各种各样不同的攻击:垃圾邮件、病毒邮件、网络攻击等等,优质的邮件系统具备完善的防攻击安全层与反垃圾病毒功能,将所有的不良攻击拦截在外,确保邮件系统的安全,企业邮箱的洁净,避免骚扰,也防止泄密。
5,维护的简易性,提供良好的维护后台,即配即用。在这方面Turbomail邮件系统做的非常好,它使用DevOps技术,提供完全网页式的系统维护后台,无论是做组织用户的权限配置还是排查系统故障问题,都是直接在图形化的管理界面上操作,因此对维护人员的要求较低,不需要他去学习各种命令代码,简单培训即可上手。
如能具备以上五点的邮件系统品牌,则是非常优秀的选择,企业可以毫不犹豫的选择,但可想而知,在采购前的产品调研与测试选型工作量比较大,我从事企业管理软件行业多年,深深理解信息管理部门的工程师的亚历山大,不仅仅要维护好各种系统,还要站在企业发展的需求上,做计划,做方案,选产品,着实非常辛苦。
